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五常管理法

2015/7/3 11:02:18      点击:
 目前国际上虽然出现不少种类、不同的企业管理系统,但并不十分适合中国企业家使用,原因是那些系统太复杂和太抽象。中国人喜欢具体性、形象性、条理性,企业管理也一样。企业家们需要的不是长达数百页的目标与理论,而是需要具体化的怎么去做。“五常管理”恰恰就是具体教人怎么做,它是一个工具而不是一个目标。这个工具又十分简单,只有15个字(常组织,常整顿,常清洁,常规范,常自律),易懂易记易做,简直就是为中国企业在管理上量身定做的。
    帮必成“五常管理法”的精要所在是指:"工作常组织,天天常整顿,环境常清洁,事物常规范,人人常自律。"

一、“五常管理法”的基础概念

        五常法源于五个日本字(Seiri意为整理,Seiton意为整顿,Seiso意为清扫,Seiketsu意为清洁,Shitsuke意为修养),全部是“S”带头的字,所以它也称为5-S。1994年香港人何广明教授始创的概念--五常法。何广明教授在日本研究优秀企业的时候,发现5-S在其中所起的巨大作用。1994年,他整理出了基于5-S的优质管理方法,那就是五常法,即“常组织”、“常整顿”、“常清洁”、“常规范”、“常自律”,它是一个由内向外,由人到物、由软件到硬件、由理论到实践、由制度到流程、由考评到自省的完整的管理体系。
五常法是用来维持品质环境的一种有效技术,是一种能协助企业建立持续改善文化及良好品质环境的技术,是一种低成本管理方法;能有效帮助企业资源增值、开源节流,更能改善企业产品及服务的安全(S)、卫生(H)、品质(Q)、效率(P)、形象(I)及竞争力;不单可改善工作环境,更可改善人的思考过程、令人养成良好的自律性。

五常管理法的中、英名词和内容

英文                  中文        内容
Structurise        常组织    抛掉不需要东西或回仓和制度工作计划表等
Systematise      常整顿    所有东西都有名和家、30秒内就可找到
Sanitise            常清洁    个人清洁责任的划分及认同和环境整洁等
Standardise       常规范    安全、卫生、服务、菜品标准、设备操作等
Self-discipline    常自律    履行个人职责 (包括优良环境、问责、守时和遵守专业守则工作等)


1、常组织
常组织的涵义是 : 判断出完成工作所必需的物品并把它与非必需的物品分开 ; 将必需品的数量降低到最低程度并把它放在一个方便的地方。
    在以往的年代,土地贫脊,货物的供应自然不够充分。即使是最小的物品,人们也会将它保留。因为人们觉得扔掉它是一种浪费。然而今天货物的供应充足、服务及信息多采多姿。把这些物品进行挑拣分类几乎变成了一种艺术。单以信息来说,现在已有一种叫做信息管理的全新职业。该种职业的工作范围只负责把信息进行挑拣和分类,然后再进行组织。保存物品和扔掉物品同样重要。最重要的是要知道哪些物品该扔掉,哪些物品应该保存,以及怎样恰当地保存以便将来很容易就能找到。
    分层管理
    常组织的艺术就是分层管理。分层管理包括先判断物品的重要性再减少不必要的积压物品。这就是「KISS」原则 (Keep It Short And Simple) 。同时,分层管理还可确保必要的物品就在手头从而获得最高的工作效率。所以,良好分层管理的关键就是有能力判断物品的使用频率及有能力确保把物品放在恰当的地方。决定哪些物品你确实不需要而将之放在远处与决定哪些物品你确实需要它们放在身边同等重要。
对常组织活动的总结见图

使用程度    必需的程度(使用频率)    保存方法(分层管理)
低    1. 过去一年都没有使用的物品    抛掉或回仓
       2. 在过去的七至十二个月中,使用过的物品    把它保存在比较远的地方
中    3. 在过去一至六个月中,使用过的物品    把它保存在工作区域的中间部份
高    4. 每天至每月都要使用过的物品    把它保存在工作现场附近
       5. 每小时都要使用的物品    随身携带


2、常整顿
常整顿是研究提高效率方面的学科,旨在研究你多快就可以取得物品,以及要多久才可以把它储好。任意决定物品的存放并不会使你的工作速度加快。相反,你必须思考分析为什么拿出物品和把它储放好需要这么久。对人们经常使用的物品和很少使用的物品都必须作这方面的思考。你必须设计一套人人都能理解的系统。达到常整顿有四个步骤: 分析现状、物品分类、储存方法、切实执行


3、常清洁
「每人都应该清洁地方」 -常清洁应该由整个机构所有成员,上至执行董事,下至清洁工,一起来完成。如果在新年来临之前,你做完每年一次的岁末大清扫,你头脑中也会有一种新鲜、清洁的感觉。
甚至有些公司已经采取措施逐步在工作区、休息区建立了小花园,因为卫生区域的范围已经超出了办公室而扩充到了周围环境。常清洁的格言如下:
我不会使物品变脏
我不会随地倒水
我不会随地乱掉物品
我会马上清理物品
我会把掉下来的标示再贴上
4、常规范
常规范就是连续地、反复不断地坚持常组织、常整顿和常清洁活动。确切而言,常规范活动还包括利用创意和,「全面视觉管理法」从而获得和坚持规范化的条件从而提高办事效率。
    视觉管理
最近,视觉管理作为一种有效的持续改进手段而格外注目。视觉管理已经广泛应用于生产、质量、安全以及对顾客服务上。色彩形象的管理近来也引起了人们极大的关注。色彩形象的管理不仅仅是创造出一些颜色代号,而且是为了创造出一个轻松愉快的工作环境。现在,越来越多的人之所以喜欢白色和浅颜色的衣服,是因为这些衣服可以马上显示出落在其上面的物。这也就是说,这些衣服可以充当显示环境清洁程度的指针和突出要进行清洁工作的必要。视觉管理其中一个有效方法就是张贴合适的标签。
5、常自律
常自律就是向每一个人灌输按照规定方式做事的能力。此处所强调的是创造一个具有良好习惯的工作场所。教导每个人做事的方式并让他们付诸实践,那么我们就可以抛弃坏的习惯而养成良好的习惯。此过程有助于人们养成制定和遵守规章制度的习惯。
遵守纪律是促成顺畅生活的基本工具。
常自律比纪律更重要而且要求更高,如果某人是迫于遵守某种纪律而做某事的话,那么下一次他未必会自动做同一样的事;然而,自律则能保证日常工作的连续性。

二、“五常管理法”的分析

(一) 常组织
    1、分层管理
      ①将物品分类,决定「需要」及「不需要」的物品
      ②将同类文件和用品归一集中存放及处理
      ③应用单一便是最好的原则
      ④减省无谓的消耗
    2、区别「需要」(Need) 与「想要」(Want)
      ①「需要」乃客观上要保留 ; 「想要」乃主观上想保留
      ②设定准则,将常用的物品放在容易取到的地方
      ③把不常用的物品分类
    3、单一便是最好 (One is Best)
      ①一天工作计划表和排序
      ②一套文具 /工具/一页纸的表格
      ③一小时会议
      ④一站顾客服务
      ⑤一个文件或物料集中存放 (包括电脑Server档案)
(二)常整顿
    1、分析现状
      ①通常 30秒内找不到用品的原因
      ②不知存放在哪里
      ③重复往返、附件不全
      ④很难取出、需要修理
    2、物品分类
      ①决定物品属于那一类
      ②将同类物品放在一起
      ③使用相同颜色的标签
      ④列明物品的名称及数量
    3、储存方法
      ①有名有家 : 每件物品都有一个名称和一个存放地点
      ②容易辨认 : 有箭头标示,有灯光引路
      ③常用物品要容易拿到
      ④安全储存 : 重物放在底层
      ⑤高度考虑 : 最方便的高度是由肩膀到膝盖
    4、切实执行 ( 贯彻储存原则 )
      ①将工作范围划分区域
      ②订明每个分区位置的负责人
      ③保持物品最低储存水平
      ④订立先进先出的安排
      ⑤标明谁人正在使用借出物品及何时会归还
(三)常清洁
    1、责任划分
      ①整理自己的工作地点
      ②清洁自己工作地方
      ③保持地方整洁是每个员工的责任
    2、处理小问题
      ①水管滴水 / 油漆剥落
      ②设备积尘
      ③电线松落及物品藏污
    3、使清洁和检查更容易
      ①清扫隐蔽地方
      ②将物品离地放置
      ③经常清洗过滤网
(四)常规范
    1、视觉管理
      ①张贴明显的标签
      ②用不同颜色表明物品的种类及名称
      ③设立不同部门的标志及颜色标准
      ④使用安全标记以提醒安全问题
      ⑤采用位置标记以标明物品存放的地方及方向
    2、增加透明度
      ①除去不必要的柜门或棌用玻璃门
      ②使物品的摆放方式更容易看透
      ③用相片标示柜内物品摆放方式
      ④将电掣加上开关标记,指示电源的开关
(五)常自律
    1、以身作则
      ①管理层身体力行,指导及实践五常
      ②履行个人职责,遵守专业守则工作
    2、团队精神
      ①互相合作,互相提示
      ②多作鼓励,加强正面讯息
    3、持之以恒
      ①每天切实执行五常
      ②将五常成为日常生活的习惯